El tema más importante que tenemos para impartir es el explicar que es la comunicación organizacional y para explicarlo completamente tenemos que primero explicar que es la comunicación y como funciona de manera breve.
¿Qué es el aspecto de la comunicación en la comunicación organizacional?
No queremos aburrirte con teoría pero primero queremos cubrir la definición de comunicación y eso es:
“La comunicación es la acción consciente de intercambiar información entre dos o más participantes con el fin de transmitir o recibir información u opiniones distintas. Los pasos básicos de la comunicación son la formación de una intención de comunicar, la composición del mensaje, la codificación del mensaje, la transmisión de la señal, la recepción de la señal, la decodificación del mensaje y finalmente, la interpretación del mensaje por parte de un receptor.”
¿Cuáles son las partes de la comunicación en organizaciones
En resumen, la comunicación es intercambio de información y la definición general consiste en las siguientes partes:
El Emisor
El Receptor
El Canal o transmisor
El Mensaje
La codificación y su decodificación
La interpretación o contexto
Ruido
La manera más sencilla de explicar el proceso comunicativo es “El emisor manda un mensaje codificado por medio de un canal a un receptor que lo decodifica e interpreta.”
Es muy importante que también entiendas que la comunicación en general no es un objeto tangible y rígido; puedes sostener una carta de papel pero cuando alguien lo le, el mensaje se absorbe y permanece dentro de la cabeza. Puedes destruir la carta, pero la información se conserva en la persona que lea la carta. Esta propiedad hace de la comunicación una herramienta muy flexible y dinámica.
En nuestra experiencia formando comunicación organizacional, consideramos la comunicación un concepto completamente fluido y abstracto que se encuentra contenido dentro de una estructura, esa estructura si puede ser física como el interior de los muros una organización o puede ser abstracta como un proceso.
Es importante entender este punto porque la comunicación no se puede emplear directamente por su naturaleza abstracta, en una organización no se puede detener la formación de una opinión de un equipo de trabajo y tampoco se puede forzar a todo un turno de trabajo a decir que un lugar de trabajo es seguro cuando hay accidentes cada semana.
La comunicación es un rio de dos sentidos, no puedes bloquearlo completamente sin una inversión muy alta de trabajo y dinero; pero puedes canalizarlo y crear estructuras que lo aprovechan.
¿Qué es el aspecto organizacional de la comunicación?
La comunicación se llama organizacional cuando ya se emplea dentro de una estructura mayor y bien definido llamado una organización, pero esto es una definición demasiado simple de lo que es la comunicación organizacional.
La realidad es que la organización es la manifestación visible de las ideologías, pensamientos, valores e motivaciones del personal que compone una empresa. Observa como una organización consiste de interacciones, mensajes, símbolos, acuerdos, negociaciones, contratos, decisiones y como la infraestructura como computadoras, edificios, cubículos, oficinas, teléfonos, impresoras, mesas de juntas sirven la función de atender la necesidad de comunicación organizacional.
Las organizaciones no son rígidas y cambian a cómo cambia la gente, por su naturaleza las organizaciones no solo son comunicativas sino son comunicación.
¿Cuáles son las dos diferentes ideologías de comunicación organizacional?
La primera manera de entender la comunicación organizacional es por medio del concepto tradicional que nace la comunicación desde dentro de una institución, es la comunicación que verías dentro de cualquier organización en su día a día
1) La comunicación organizacional básica que consiste en escribir memos, hablar por teléfono, hacer y tener juntas, enviar emails, realizar teleconferencias o videoconferencias, tener seminarios y hacer presentaciones. Esto es la manera tradicional en que la mayoría de la gente que desconoce el tema entiende la comunicación organizacional.
2) La comunicación organizacional constitutivo es el abordaje al concepto más sofisticado y al corriente, eso es ver dentro de las organizaciones como una red compleja de comunicación y esto cambia radicalmente nuestro abordaje de como entendemos y vivimos la comunicación organizacional, esto abre nuevos campos de investigación y práctica.
¿Porque es importante la comunicación organizacional?
La comunicación organizacional es importante porque cuando no funciona, se crea desorden y errores. Este desorden puede traducirse en por ejemplo:
• Rastreabilidad para detectar un error de producción por un formato mal llenado
• Errores de producción constantes por un mal entrenamiento y falta de material de soporte educativo.
• Ventas perdidas por la falta de un CRM o seguimiento.
• Un mal clima organizacional por malos entendidos y falta de un plan de comunicación.
• Retrasos y mal cumplimientos de proveedores por comunicación pobre entre áreas involucradas.
• Proyectos inservibles por falta de comunicación entre directores, gerentes y líderes de proyecto.
Sentimos la necesidad de decirte que es de la mayor importancia el tener llevar la información correcta a la gente adecuada; los errores de comunicación organizacional solo se vuelven más serios en áreas de alto riesgo al grado de tener paros operativos o incluso puede ponerse en peligro la vida de los empleados como en este ejemplo:
• Accidentes de montacargas por falta de implementación de 5s y entrenamiento de seguridad pobre.
• Personal atrapado en evacuaciones por errores en el plan de evacuación, rutas o en el entrenamiento
• Empleados sin atención médica o de rescate efectivo al momento de sufrir un accidente.
• Paros de labores parciales o totales por falta de comunicación al departamento de recursos humanos (RH).
Por estas razones es absolutamente necesario dar comunicación efectiva dentro de las organizaciones.
¿Cuáles son las dificultades más grandes de la comunicación organizacional?
Si tú sigues el abordaje tradicional de la comunicación organización tu veras las dificultades más grandes recaen para empezar en crear los canales justamente necesarios para evitar que se pierda o mal dirija la información, es muy fácil crear demasiado canales y desperdiciar efectividad operativa en contestar correos, hacer juntas excesivas o llenar demasiados reportes.
La otra dificultad recae en la contextualización de la información, todo mundo interpreta un mensaje de maneras diferentes, lo que dices no es tan importante a como lo dices.
Otras dificultades en la comunicación organizacional tiene que ver con los factores humanos como el ruido que una persona o grupo puede generar de manera intencionalmente como:
Sabotaje de canales de comunicación por empleados clave para impedir el avance laboral de personas o áreas especificas
Personal o áreas degeneran el clima laboral con quejas con la finalidad de lastimar a departamentos específicos, es un problema común con departamentos de Recursos Humanos (R.R.H.H)
Desviación o inutilización de canales de comunicación de parte de jefes para poder mantener control directo de un área o grupo.
Estos errores son comunes y no son el final del mundo, nosotros lo vemos simplemente como un problema técnico donde la información correcta no llego con la gente indicada de manera ideal.
¿Qué es la comunicación organizacional constitutivo?
Es una teoría de comunicación más sofisticada de Matthew Koschmann un Profesor de la universidad de Boulder, Colorado y ve la comunicación organizacional directamente como comunicación, a diferencia de ver una organización separada de la comunicación.
Esta técnica de comunicación organizacional es vital para poder crear una cultura laboral fuerte, dar propósito a tus individuos y mover toda una organización bajo la bandera de una empresa y este abordaje es usado para las organizaciones más fuertes y vanguardistas como Apple, IBM, Google, Bing, Ford, Pintrest, Facebook y McDonalds para mencionar algunas empresas con grandes resultados.
La comunicación organización constitutiva es empleada para poder resolver problemas de comunicación más avanzados dentro de las organizaciones como:
Filosofías ideologías
Creencias de géneros
Identidad personal
Clima laboral
Manejo de poder
Etnicidad
Cultura organizacional
Resolución de conflictos a nivel personal
Resolución de conflictos a nivel industria o sectorial
Los resultados que se pueden alcanzar usando comunicación organización comunicativo son:
Resolución de conflictos entre individuos, áreas o instalaciones completas.
Capitalizar el uso políticas de industrias o sectores que se dan por sentado.
Creación de dinámicas interpersonales que generan resultados positivos para la organización en general.
Crear una identidad organizacional fuerte que da propósito a los empleados y maximizan su desempeño.
Encontrar nichos de oportunidad para mejorar control o adquirir poder adicional usando procesos comunicativos.
Unificar y crear un clima laboral más equitativo dando voz a personal generalmente ignorado.
Crear una organización más rápida en reaccionar y adaptarse a cambios inesperados.
Fomentar innovación y colaboración dentro de la organización.
¿Qué es la comunicación organizacional externa?
La comunicación organizacional externo se conoce en la vida real como noticias, publicidad y propaganda. La finalidad de este aspecto de la comunicación organizacional es llamar a acción, ya sea en enterar a los públicos o vender a los clientes.
Es posible combinar esto con la comunicación organizacional interna en una variedad de formas como:
Obtener una certificación interna atractiva como great place to work para mostrarlo en tu material publicitario a los clientes asegurar y más ventas.
Crear canales de comunicación internos como banners, videos motivacionales o comerciales para mostrar a tus clientes mientras esperan en el recibidor de tus oficinas.
Demostrar un increíble clima laboral y orden operativo que ayudara a relajar dudas de tus clientes.