¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación efectiva es la aplicación correcta de la comunicación y se puede aplicar en todo medio o formato, incluyendo conversaciones, un anuncio, una conferencia o un correo electrónico. Es un elemento básico dentro de una organización para que pueda operar correctamente y sin comunicación efectiva, la organización o empresa se vuelve en un lugar desordenado e inefectivo.
¿Cuáles son los elementos de la comunicación efectiva?
La comunicación efectiva en su forma más básica consiste en las partes que componen de la comunicación normal, pero también emplea técnicas adicionales para garantizar la efectividad y esas partes son:
El Emisor
Es el componente que emite el mensaje. Puede ser una persona que habla o un objeto como una radio o una señal.
El Receptor
Es el componente que recibe el mensaje. También puede ser una persona que escucha o un objeto como un servidor.
El Mensaje
Es la información que se encuentra tratando de transmitir entre el receptor y el emisor.
La Encripción y Decripción
Es la manera en que se encuentra codificado y decodificado el mensaje, es importante dar a entender que todo mensaje se pasa por este proceso, ya sea que se encuentre escrito, hablado, comunicado por vía electrónica o que tenga un significado común.
El Canal
Es la manera en que la información del mensaje es transmitido, puede ser por el aire, la luz, una frecuencia de radio o por vía electrónica.
La Interferencia
Es también conocido como ruido, son señales que distraen o no permiten la transmisión clara del mensaje.
La Retroalimentación
Es el componente final de la comunicación, involucra la respuesta de cada mensaje, ya sea expresado de manera directa o indirecta.
Todos estos elementos trabajan juntos para establecer la comunicación y para hacerlo efectivo es necesario asegurarlo con técnicas y con objetivos específicos para garantizarlo.
¿Cuál es la diferencia entre la comunicación común y la comunicación efectiva?
La comunicación común se vuelve efectiva cuando los participantes (Emisor y receptor) dan significados similares al mensaje y el receptor pone mucha atención al emisor, para después retroalimentarlo para dar a entender que ha recibido el mensaje fuerte y claro.
En cuanto a organizaciones y negocios la comunicación es efectiva cuando la información o datos compartidos entre empleados contribuyen hacia el éxito comercial de la organización; lo importante es que la comunicación efectiva tiene que seguir las siguientes características
Se encuentra codificado correctamente
Es enviado por el canal adecuado.
El mensaje es recibido con éxito.
El mensaje es decodificado y entendido correctamente.
¿Cuáles son las características de la comunicación efectiva?
La comunicación efectiva se caracteriza de 6 puntos para asegurar el rendimiento de cada mensaje en el proceso comunicativo:
1. Lo completo que es el mensaje
La comunicación debe de ser completo para evitar para no confundir el receptor, una comunicación efectiva apoya su toma de decisiones; un mensaje completo a nivel organizacional ayuda a mejorar la congruencia de la organización ante el mundo.
2. La claridad e integridad del mensaje
Para la comunicación efectiva Un mensaje enviado debe de estar intacto y limpio para maximizar el entendimiento, tiempo dedicado a pulir la claridad de las ideas que componen el mensaje mejora su significado. También es muy importante que el mensaje venga de una fuente honesta y confiable, si no la integridad se deteriora.
3. Mensajes Concisos
El mensaje no debe de contener rodeos y debe de ser escrito de una manera que se entienda a la primera vista. Mensajes cortos y claros son atractivos para el receptor; además evitan tiempo y esfuerzo perdidos en reabsorber el mensaje.
4. Consideración del entorno físico y receptor.
Un mensaje usado en comunicación efectiva debe de ser considerado al entorno en el cual se encuentra para evitar la mayor cantidad de interferencia posible. De igual manera debe de tomar en cuenta la actitud, conocimientos y la postura de los receptores al mensaje.
5. La estructura del mensaje.
Un mensaje debe de tener orden en las ideas que lo componen para ser entendido claramente y debe de usar palabras y símbolos precisos, claros y apropiados.
6. El mensaje sin errores de gramática ni ortográficos.
El mensaje empleado con la finalidad de ser usado en comunicación efectivo no debe de tener errores gramaticales, ortográficos o frases repetidas para mantener la claridad e integridad del mensaje.
¿Cuál es la importancia de la comunicación efectiva? ¿Para que sirve la comunicación efectiva?
La comunicación efectiva hace la vida más sencilla en general y es importante por las siguientes razones:
Construir y fomentar relaciones productivas a largo plazo.
Comunicación efectiva debería ser el enfoque de toda organización ya que remueve mucha tensión innecesaria creada por errores comunicativos, apoyando la cohesión de equipo y removiendo mucho error humano y frustración dentro de equipos generado por malos entendidos.
Dar espacio para la innovación.
Una comunicación efectiva da lugar a la innovación en una organización o empresa cuando se permite que los empleados pueden dialogar con la gerencia para comunicar ideas innovadoras que puede ayudar al desarrollo general de la organización.
Ayudar a crear un equipo de trabajo efectivo.
Un entorno de trabajo enriquecido por una comunicación efectiva ayuda a crear un equipo fuerte y cohesivo. La comunicación efectiva siempre ayuda a apoyar el sentir de los empleados ya que atrae la pasión que tiene un equipo para trabajar en alcanzar los objetivos comunes en una organización. También es importante mencionar que uso regular de la comunicación efectiva ayuda a formar ética de trabajo si el personal es recordado de los logros alcanzados además de hacerlos sentir que van en camino hacia una meta en común.
Gerencia efectiva
Con comunicación efectiva se pueden abrir canales de comunicación directamente entre la gerencia y los empleados. Esto generara un aumento constante en el rendimiento de una organización. Buenos gerentes pueden usar comunicación efectiva para entender las actitudes y problemáticas de sus empleados mientras que el personal también puede conocer las actitudes de los gerentes y las políticas de la empresa.
Contribuye al crecimiento general de la organización.
Comunicación efectiva crea relaciones interpersonales e interdepartamentales especialmente cuando se trata de relaciones entre empleados con gerentes que a su vez son condiciones esenciales necesarias para poder alcanzar a la visión de la empresa, por lo tanto la comunicación organizacional contribuye al crecimiento general de la organización.
Al nivel profesional, te da habilidades muy valiosas
Es esencial saber cómo trabajar y colaborar con tus compañeros, como externar buenas decisiones en toda situación, incluyendo situaciones estresantes. De igual manera la comunicación efectiva ayuda a poder manejar grupos cada vez más grandes a medida que tus talentos comunicativos mejoren.
¿Cuáles son los principios internacionalmente reconocidos de la comunicación efectiva?
La Asociación Americana de la Gerencia (American Management Association) y la Asociación Europea de la Gerencia (European Management Association) caracterizan la comunicación efectiva dentro de 10 puntos sencillos:
Un entendimiento claro sobre los temas y del trato con el receptor.
Es muy importante que los temas que se traten sean temas que el emisor y receptor comprendan a un nivel de competencia razonable, de lo contrario no habrá entendimiento.
Propósito comunicativo claro.
Cada mensaje emitido de tener una finalidad bien definido, sin eso no habrá un mensaje coherente en la comunicación.
Entendimiento claro del entorno donde toma lugar la comunicación.
Es importante saber cómo se debe de comunicar dependiendo del lugar, por ejemplo habrá lugares donde no se puede hablar por el ruido así que necesitaran de otras formas de comunicación para llevar los mensajes como lenguaje corporal.
Planeación de la comunicación con otros miembros del equipo.
No todas la comunicación se lleva entre dos personas, habrá ocasiones en el que hablaras con más de dos personas a la vez y si no hay cuidado la comunicación efectiva se puede perder entre gente que se interrumpe o desvía la comunicación.
Planeación del contenido del mensaje.
Cada mensaje debe de llevar consideración cuidadosa de que consiste el contenido para no perder efectividad o atención por micro manejo o comunicación innecesaria.
El receptor debe de saber del valor de la comunicación.
Si el receptor no sabe cuál es valor de la comunicación, entonces puede perder atención o no le dará la importancia necesaria al proceso comunicativo para poder asegurar la comunicación efectiva.
Debe de haber retroalimentación de parte del receptor.
Cada mensaje emitido debe de tener una retroalimentación desde como confirmación auditiva en una conversación, un correo de recibido o una confirmación por gesto.
Claridad de urgencia, ya sea a corto plazo o largo plazo.
Algunos mensajes son urgentes y otros no, es importante que los mensajes sean priorizados y clarificados en el momento para evitar mermas de eficiencia o comunicación.
Toda acción debe de ser apropiado para el tipo de comunicación.
No todos los canales o formas de comunicación son apropiados en todo momento, no puedes llamar a una persona en una junta pero si puedes mandar un mensaje o un correo por ejemplo.
El uso de escucha activa.
El último elemento necesario para la comunicación efectiva es el uso de la escucha activa por parte del receptor del mensaje para asegurar entendimiento completo.
Ricardo Martínez (Linkedin) es el jefe de consultoría en EKHO Consulting, ha elaborado proyectos de comunicación y estudios diversos para empresas de alcance transnacional como Coficab, Hirschmann, Yazaki, Sanac Precision, Advance Real Estate, Vynmsa y más.